Che cos’è un evento aziendale?

Un evento aziendale è un’attività organizzata da un’azienda. Questo potrebbe essere per dipendenti, stakeholder, clienti, pubblico in generale o un’organizzazione benefica. Alcuni dei motivi per l’organizzazione di un evento aziendale potrebbero essere: raccogliere fondi; migliorare le relazioni; lanciare un nuovo prodotto o impresa; aumentare il numero di vendite o clienti; o per aumentare la visibilità di ciò su cui un’azienda ha lavorato.

Alcune aziende fanno eventi periodici, come una conferenza annuale aziendale o un evento “festa estiva”. Altri saranno più sporadici o solo quando la società ha qualcosa di importante da condividere o mostrare. Esistono molti tipi diversi di eventi aziendali, molti dei quali discuteremo in questo post. Da conferenze aziendali e premiazioni serate di gala, a eventi di team building e giornate divertenti di beneficenza.

Tema e Criteri

Come pianificare un evento aziendale?

Quando si organizza un evento per un’azienda ci sono alcune aree da considerare che non sono sempre così ovvie. Ecco i nostri consigli su ciò che rende un buon evento aziendale e su come facilitare molti elementi diversi, tra cui networking, raccolta fondi, ospiti celebrità e condivisibilità sui social media.

  • Impostare i criteri dell’evento

Il primo passo per organizzare l’evento della tua azienda è decidere il suo scopo. La maggior parte degli eventi inizia come un obiettivo aziendale, come “premiare i dipendenti per un anno di duro lavoro” o qualcosa che deve affrontare esternamente come “interagire con potenziali investitori”. Lo scopo dell’evento determinerà quale tipo di evento lanci e chi sarà invitato.

  • Decidi il tema dell’evento

Una volta che conosci lo scopo del tuo evento, è tempo di decidere su un tema dell’evento. Potrebbe trattarsi di una conferenza aziendale, una riunione interna o qualcosa di più piccolo, come un evento di networking interdipartimentale. Alcune idee per eventi possono includere:

  • Un’asta- una buona idea di evento per la raccolta fondi aziendale, in cui oggetti o servizi sono venduti di fronte a un pubblico alla persona che è disposta a pagare l’importo più elevato.
  • Cerimonie di premiazione- perfette per riconoscere e premiare il duro lavoro di squadre e singoli.
  • Briefing per la colazione- Un formato di evento mattutino per le aziende che potrebbero avere un annuncio o un lancio da presentare. Ottimo per coloro che desiderano raggiungere un pubblico aziendale che altrimenti non sarebbe in grado di partecipare a un evento in orario di ufficio o dopo il lavoro.
  • Seminario- Una sessione focalizzata su un unico tema in cui i partecipanti sono invitati a partecipare seguendo esercizi accademici appositamente progettati.

Affidati ad una Agenzia

  • Affidati ad un’agenzia esterna

A seconda della quantità di produzione richiesta per il tuo evento, potresti prendere in considerazione l’idea di trovare una buona agenzia esterna per aiutarti. Ad esempio, se hai un gran numero di persone presenti o un enorme programma di eventi con molte sessioni di conferenza che richiederanno la formattazione delle diapositive di presentazione, questo potrebbe allungare le competenze della PA media. Considerando che se è solo un evento interno, potrebbe esserci solo un piccolo carico di lavoro che puoi gestire da solo.

Considera anche la logistica. Se il tuo evento è nel Regno Unito, puoi facilmente metterti in contatto con la sede e le società di catering, mentre se è all’estero potresti aver bisogno di un DMC (società di gestione della destinazione) che conosca il paese e possa occuparsi dei voli e così via.

  • Determina il ROI del tuo evento

La maggior parte degli eventi richiede un budget e ogni spesa deve aggiungere valore in qualche modo. È qui che dovresti essere in grado di dimostrare il ritorno dagli investimenti della tua azienda. Forse la tua maestosa scultura nel centro della sala espositiva fungerà sia da simbolo dello spirito dell’evento sia come punto d’incontro centrale? Ciò renderà più facile per le persone connettersi e fare affari al tuo evento. Affrontare sempre il ROI dimostrerà il tuo rispetto per il budget.

Crea un foglio di monitoraggio del budget che mostri, in dettaglio, il budget per ciascuna area e ciò che prevedi di spendere. Puoi anche controllare i termini di pagamento del fornitore e cercare sconti che possono essere annotati in questo foglio.

  • Trova un luogo

Ottenere il luogo giusto è la chiave per un evento di successo. Vuoi abbastanza spazio per ospitare comodamente i tuoi ospiti e un luogo che non sarà difficile per il tuo staff o clienti. Anche le funzionalità di spicco che danno ai tuoi ospiti un punto di discussione sono un’ottima idea. Ad esempio, se il tuo locale ha una grande terrazza sul tetto con viste favolose o uno spazio suggestivo nel seminterrato, allora potresti voler prenotarlo per la tua festa.

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  • – Scegli il contenuto del tuo evento

A seconda del tipo di evento, dovrai decidere il contenuto del tuo evento. Se si tratta di un evento interno, è possibile che il contenuto non sia attraente. Forse ci sono cifre di vendita che non sono molto buone e devono essere discusse. Considerando che se l’evento se per un pubblico esterno il contenuto può essere più stimolante o informativo. Usa il tuo CRM aziendale per accertare gli interessi del tuo pubblico. Quindi puoi usarlo per pianificare il contenuto dell’evento e tutte le attività per il tempo libero. Ad esempio, un pubblico prevalentemente di mezza età di sesso maschile può assistere a un evento organizzato in un resort di golf, il che significa che possono giocare a golf intorno alle attività della conferenza.

Se disponi di una base clienti più diversificata, potresti voler organizzare una serie di attività per soddisfare le diverse fasce di età e tipi di clienti.

  • Trova altoparlanti

È qui che devi considerare l’hook dell’evento. Se il tuo evento è rivolto a un pubblico esterno o consumer, potresti desiderare che qualcuno di dominio pubblico parli al tuo evento. Se si tratta di un evento interno, potrebbe essere solo qualcuno ben noto nel tuo settore che tutti valutano.

Potrebbe anche essere qualcuno che fa la stessa cosa che fa la tua azienda ma l’ha fatto in un’altra società ad alto livello. Ad esempio, se sei Tesco, forse inviti il ​​CEO di una startup di vendita al dettaglio a tenere un discorso programmatico per dare al tuo team una nuova prospettiva sullo stesso settore. Basta essere consapevoli di qualsiasi conflitto di interessi.

  • Crea un piano di emergenza

Prima di avviare il controllo degli eventi, controllare e ricontrollare. Questo è importante da ricordare per qualsiasi livello di organizzatore.

Non abbiate paura di esprimere la vostra opinione e spingere i confini. È possibile che la tua azienda sia stata abituata a fare qualcosa in un modo per lungo tempo ed è tempo di mescolare un po ‘le cose.

Ci sono così tanti luoghi unici e diverse opzioni, ma sta avendo la sicurezza di dire: “Non stiamo organizzando l’evento in un hotel. Soggiorneremo in un hotel e prenoterò un posto più interessante per la cena. Naturalmente ci vuole più organizzazione e più gestione in loco – ma alla fine gli ospiti godono di un evento più emozionante.

  • Pianifica il follow-up post-evento

Con gli eventi interni puoi fare un sondaggio per vedere se le persone si sono divertite, che hanno ripreso il messaggio e si sentono entusiasti, ma spesso non c’è nulla di finanziariamente da misurare.

Con altri eventi puoi misurare il costo dei tuoi contatti; quanti lead hai ottenuto? Qual è stato il costo per lead? Il valore a volte è immateriale, ma dovresti capire se ne è valsa la pena.

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